Проекты

Инструмент для инспектора:
как в России справляются
с проблемами при проведении проверок

Однажды начальнику отдела проверок задали вопрос, на что уходит больше всего времени при проведении проверок. Он, не задумываясь, ответил:
«На открытие и закрытие Excel-файлов»

И, как в любой шутке, здесь есть доля правды

Содержание статьи

0
Каждый год в России проводятся сотни тысяч проверок. Размах становится понятен, если следить за новостями: в этом году после введения моратория только на плановые проверки малого и среднего бизнеса было отменено более 200 000 ревизий. А ведь помимо плановых инспекций у каждого ведомства есть еще тысячи внеплановых контрольных мероприятий
Проверки – это не только контрольно-надзорная деятельность государственных органов: трудовой инспекции, пожарного надзора, Роспотребнадзора, Ростехнадзора, Россельхознадзора и др. К ним добавляются инспекции, выполняемые для любого бизнеса специализированными компаниями (на сегодняшний день в РФ зарегистрировано более 10 000 таких компаний)

Это могут быть внутренние проверки по охране труда, сертификация продукции и менеджмента, строительные инспекции, проведение экспертиз разного рода, промышленный и экологический аудит, оценка поставщиков, оценка и подтверждение соответствия требованиям и стандартам

О том, какие проблемы мешают проведению инспекций и что помогает избавиться от этих проблем – в нашей статье
1

Кто и как проводит инспекции

Организации, у которых нет своих инспекторов, прибегают к услугам компаний, специализирующихся на проведении проверок. Таким компаниям приходится проводить множество инспекций в самых разных сферах деятельности

В государственных ведомствах (особенно в тех, что занимаются контрольно-надзорной деятельностью) большой штат инспекторов, проверенный временем регламент проверок, и работа "поставлена на поток"

Крупный бизнес, как правило, имеет структурные подразделения, а иногда даже целые дочерние организации, которые занимаются проверками. В них тоже много сотрудников, и они должны обладать глубокими знаниями в отрасли

При этом, несмотря на некоторые различия в специфике проведения проверок, существует ряд общих проблем: нехватка квалифицированных кадров, большое количество рутинной работы, сложные коммуникации и т.д.
2

Проблемы с проведением инспекций

Excel и бумажные отчеты
Во многих организациях до сих пор существуют системы делопроизводства, использующие стандартные бумажные отчеты. Работа с ними часто приводит к потере или, наоборот, дублированию данных, а также значительным затратам времени на перенос информации с бумаги в компьютер. И даже там, где проблема с бумагой уже решена, сотрудникам приходится обрабатывать огромное количество excel-файлов с разной информацией. Например, еще на этапе планирования проверки для выбора инспектора необходимо одновременно открыть множество таблиц Excel: с образованием и квалификацией эксперта, с его рабочим календарем, с его персональными данными и т.д.
Срыв сроков и несоблюдение регламента
Соблюдение сроков и регламентов – ключевое требование при проведении проверки. Их нарушение по любой причине (из-за неправильного планирования или ошибки инспектора) – это репутационные риски, потеря лояльности клиентов, штрафы и судебные разбирательства
Нехватка квалифицированных кадров
Для выполнения проверок требуются эксперты разных специальностей. Помимо профильного образования такие сотрудники должны обладать специальными знаниями и соответствующим опытом — например, понимать, какие требования предъявляются к помещениям на конкретном производстве, или знать, как должно выглядеть противопожарное оборудование. Найти таких экспертов быстро почти невозможно, поиск, проверка компетентности и адаптация требуют времени. Поэтому квалифицированных кадров всегда не хватает, и поиск свободных сотрудников для проведения инспекций часто становится проблемой, особенно если речь идет о внеплановых проверках
Сложность выбора инспектора
Эта проблема прямо вытекает из предыдущей. Высокая загруженность инспекторов может сильно мешать на этапе планирования проверки -- эксперт может проводить другую инспекцию, уехать в отпуск или на конференцию, и найти свободного инспектора бывает по-настоящему сложно
Отсутствие контроля
Проконтролировать эффективность работы инспектора обычными средствами фактически невозможно. Нет инструментов, позволяющих проверить, действительно ли он находится на площадке и осматривает ее, соблюдает регламент и правила взаимодействия с проверяемыми
Разрозненные коммуникации
Общаться с клиентом могут разные сотрудники в разных местах: телефонные звонки, мессенджеры, электронная почта, документы в облаке – и такая разрозненность способна серьезно затруднять (и замедлять) работу инспектора. Искать письмо, полученное от клиента месяц назад, или обзванивать коллег, чтобы найти нужный документ, не просто неудобно —
это еще и вполне может привести к тому, что проверка не будет завершена
в срок
Отсутствие аналитики
Главный результат любой инспекции – принятые решения. Сбор и анализ данных о нарушениях и несоответствиях позволяет быстрее и точнее находить их при следующих проверках. А вот отсутствие такой оперативной аналитической информации неизбежно отражается на качестве принятых решений
Отчетность
Отдельная проблема возникает с отчетностью. Часто инспектор в ходе выездной проверки делает фото, записи в блокноте, телефоне или планшете, а потом переносит эти данные в заполняемые отчеты. Такой подход нередко приводит к потере важных данных, и почти всегда — к потере времени и напрасной трате усилий инспектора
3

Как избавиться от этих проблем

Единственный способ справиться с перечисленными выше сложностями – автоматизировать весь процесс проверок с помощью цифровых решений. Современные IT-платформы позволяют комплексно решить основные проблемы при проведении инспекций, среди которых:

  • Сложности планирования
  • Объективная оценка компетенций сотрудников для проверки
  • Невозможно оперативно оценить загруженность инспекторов
  • Сложно контролировать сроки и даты
  • Проблемы с анализом информации

      Как решает проблему бизнес
      Условно все проверки можно поделить на два типа: невыездные проверки, в ходе которых инспектируются в основном документы, и инспекции, требующие присутствия эксперта на месте проверки. На рынке есть много решений для первого типа инспекций, а также продуктов, которые автоматизируют только часть процесса — например, заполнение чек-листа. Компаниям, использующим эти продукты, часто не хватает комплексных решений, которые бы помогали автоматизировать весь процесс проведения проверки и подходили бы для любого типа инспекций. Кроме того, большинство решений сложно интегрируются в уже существующий ИТ-ландшафт организаций
      Как решают проблему госструктуры
      На российском рынке есть также типовые продукты для автоматизации проведения проверок, которые централизованно предоставляются регулятором — Минцифры. Однако опыт их использования государственными организациями позволил выявить ряд недостатков: для доступа к таким системам необходимо проходить сложные бюрократические процедуры, адаптация решения под структуру организации или регламент конкретной инспекции стоит дорого и занимает много времени, в большинстве случаев проще разработать решение под заказ
      4

      Как устроены цифровые решения

      В качестве примера мы расскажем, как устроена система "Инспектор", которую мы разработали на базе BPM-платформы POLYCODE. Она позволяет автоматизировать работу на всех этапах проверки –
      от оценки трудоемкости и выбора сотрудников до отчетности и аналитики
          При планировании проверки система помогает быстро оценить сроки и стоимость ее проведения, необходимое количество сотрудников, их компетенции и загруженность. Наглядный график планирования нужен для того, чтобы понять, кто из инспекторов занят, и назначить сотрудников на проверки. Еще система может помочь с подбором инспекторов и совмещением проверок

          При проведении инспекции приходят уведомления о наступлении событий и контрольных датах проверки, а таск-менеджер позволяет следить за выполнением задач. Это решает проблему срыва сроков и несоблюдения регламентов

          Отдельно мы постарались продумать вопросы интеграции: решение можно объединить с 1С, СЭД, СМЭВ, календарем, мессенджерами и другими необходимыми в работе инструментами
              5

              Проверка в сфере GMP

              Одно из подведомственных учреждений Минпромторга России — «Государственный институт лекарственных средств и надлежащих практик» (ГИЛС и НП), который инспектирует иностранных производителей лекарственных средств

              В рамках инспекций сотрудники ГИЛС и НП проверяют соответствие производственных площадок требованиям к организации производства и контроля качества продукции (GMP). По итогам проверки Институт формирует и направляет в Минпромторг соответствующее заключение, на основании которого ведомство принимает решение о выдаче сертификата GMP, необходимого для поставки лекарств в Россию

              В связи с развитием российского рынка фармацевтики и стабильно высоким объемом импорта нагрузка на сотрудников ГИЛС и НП ежегодно увеличивалась — например, в 2018 г.
              было проведено в 3,5 раза больше инспекций, чем
              в 2016 г.
              Растущее количество заграничных инспекций требовало увеличения штата сотрудников. Однако в институте работают «дефицитные» специалисты узкого профиля, и трудно быстро найти экспертов с нужной квалификацией и опытом. Кроме того, все данные, с которыми работали инспекторы, хранились в Excel-файлах — это дополнительно осложняло и замедляло проведение проверок

              Чтобы справиться с этой проблемой руководство ГИЛС и НП решило автоматизировать работу инспекторов. Проект был реализован на базе BPM-платформы POLYCODE

              На этапе разработки системы автоматизации специалисты POLYCODE сначала изучили систему менеджмента качества ГИЛС и НП, а также нормативно-правовые акты, регулирующие процесс инспектирования, и создали проект на основе этих документов. Потом проинтервьюировали сотрудников института, и тут обнаружились значительные расхождения между описанными в документах процессами и практикой. После внесения в проект необходимых исправлений и дополнений были составлены интерактивные карты процессов и документов для навигации по операциям и данным

              Этап внедрения включал в себя создание модели данных, настройку маршрутов бизнес-процессов, миграцию ранее накопленных данных и подготовку обучающих инструкций для сотрудников ГИЛС и НП
              Созданная система ведет исполнителей по настроенным маршрутам бизнес-процессов и позволяет:

              • Формировать проекты документов на основе сведений, которые ранее были заведены в систем
              • Формировать комиссии инспекторов и их график с учетом информации о расположении производственной площадки и занятости инспекторов
              • Ставить задачи и оповещать ответственных сотрудников о переходе процесса в их зону ответственности в соответствии с заданным маршрутом
              • Автоматически обмениваться документами и сведениями с системой электронного документооборота и 1С
              В целом внедрение системы позволило добиться следующих результатов:

              • Сократить сроки проведения проверок
              • Снизить на 20% количество бумажной работы
              • Справиться с увеличением количества инспекций
              За прошедшие 2 года количество проверок, проводимых институтом, выросло в 3 раза, и благодаря решению POLYCODE удалось справиться с ростом количества инспекций без дополнительных кадровых ресурсов*

              Кроме того, теперь сотрудники ГИЛС и НП занимаются только профильной деятельностью, а маршрутизацию документов и решение других рутинных задач осуществляет система
                *80 сотрудников института, раньше проводившие за год всего 208 проверок, с помощью АИС "Инспекторат" проводят более 600 инспекций в год
                Если вы хотели бы узнать более подробно об этом проекте или о том, как решение POLYCODE Инспектор можно использовать в других отраслях, свяжитесь с нами