Аудит данных начинается с описания бизнес-процесса в организации, т.е. изучении ее деятельности, функций подразделений и сотрудников. Аудитор изучает организационные документы и опрашивает сотрудников, чтобы понять, кто, как и какими данными пользуется.
На втором этапе изучаются существующие типы данных, места их хранятся, определяются свойства данных. Идеальные данные актуальны, непротиворечивы, достоверны и доступны для обработки. Кроме этого, к данным предъявляются специальные требования, установленные законодательством, или продиктованные используемым ПО.
На третьем этапе проводится проверка качества данных:
Полное исследование данных – если в организации накоплен небольшой массив информации, её можно проверить полностью, после чего исправить ошибки и удалить лишние записи.
Выборочное исследование данных – когда информации накоплено слишком много, проверяется часть данных для выявления типичных ошибок, которые впоследствии исправляются в неисследованном массиве автоматизированно.
Проверка алгоритмов – если при вводе и обработке данных используются алгоритмы контроля, достаточно проверить корректность их работы.
В конце обобщаются результаты проделанной работы, и готовится итоговый отчёт, содержащий рекомендации по управлению данными в организации.
Результат аудита – эффективно выстроенный процесс работы с качественными данными, в котором возможность накопления ошибок в будущем минимизирована. Сотрудники экономят время на выполнении задач, а затраты на исправление ошибок снижаются.